HUNDURE訪客管理系統(tǒng)

專案背景

還在使用人工登記管理你的訪客嗎? 不容易區(qū)分新員工和訪客嗎? 緊急時無法確定訪客是否還滯留在辦公室嗎? 現(xiàn)在如果你有這些問題，那你需要訪客管理系統(tǒng)!

為什麼需要訪客管理系統(tǒng)?
使用訪客管理系統(tǒng)，能夠帶給訪客正面的印象以及增進前臺的工作的效率，並給訪客良好訪問體驗，以及節(jié)省會面等待時間。

Hundure訪客管理系統(tǒng)能夠增進訪客管理安全。它提供快速與零失誤的登記與卡片回收的流程來管理你的訪客!! 它的智慧、安全與多面向的登入與登出系統(tǒng)可提升與最佳化你的前臺的工作效率。

此系統(tǒng)可由受訪員工事先登錄訪客資訊，也可由訪客自行登錄，簡化人力審核的流程，節(jié)省等待時間。亦可落實訪客停留管制，出入控管，避免潛在威脅，降低事故發(fā)生的機會。若發(fā)生緊急事故，可立即查出未離開的訪客。系統(tǒng)中訪客資料易於保存與查詢，可列印QR Code，亦能輸出統(tǒng)計報表以供管理人員檢視、統(tǒng)計與分析。適用於一般企業(yè)、會員中心、大樓、飯店以及會議中心。

訪客管理系統(tǒng)流程

專案設備需求

硬體：

– 設備要能根據(jù)訪客拜訪時間表提供訪客進出的門禁控制管理功能。

– 設備能夠讀取QR Code。

軟體：

– 客戶可以設置訪客的門禁權(quán)限和時間表，以方便訪客快速進出。

– 此軟體需要能提供由受訪員工事先登錄訪客資訊與預約的功能。

– 此外，該系統(tǒng)還可以事先產(chǎn)生QR Code並將其寄給客戶（即報到QR Code）

系統(tǒng)建置：

功能描述

– 事先預約：受訪員工事先在EVS登錄訪客資訊後，系統(tǒng)會自動寄送電子郵件給員工與訪客。內(nèi)容包括拜訪日期、會面地點、訪客資料以及報到QR Code. 當訪客抵達時，他只需於前臺掃QR Code認證，確認無誤後，列印出訪客QR Code。

– 發(fā)行QR Code: 系統(tǒng)收到新的訪客預約資料後，會自動產(chǎn)生報到QR Code。如果訪客是預先登記，它會事先收到有QR Code的電子郵件。如果訪客是現(xiàn)場登記，登記完後才會收到QR Code。

– 記錄查詢：員工可以依訪客拜訪日期，受訪員工編號，部門、訪客名稱以及拜訪目的搜尋訪客記錄。搜尋結(jié)果可以輸出為excel文件。

使用效益

使用訪客管理系統(tǒng)後，產(chǎn)生的效益如下，

– 快速簡便的訪客登錄：透過自動零失誤的訪客登記，有效地管理每個來訪的訪客。 HUNDURE訪客管理系統(tǒng)減少了前臺人員的工作量，可節(jié)省了大量時間和金錢。

– 安全可靠：系統(tǒng)可記錄所有訪客資料，能夠?qū)υL客進行有效的管理，從而確保工作場所和活動場所的安全。

– 降低訪客資料外洩的風險：由系統(tǒng)取代人工手寫登記，所有訪客資料都會儲存在系統(tǒng)裡，可防止訪客資料被影印或被偷看到。

– 輕鬆替換舊的訪客紙本登記簿：輕鬆替換舊的訪客紙本登記簿：這是更新既有的紙本登記的訪客管理流程的最佳解決方案。