HUNDURE Web門禁與訪客管理系統(tǒng)解決方案讓您聰明輕鬆的管理“共享辦公室”！
專案背景
李先生是一位共享辦公室的經(jīng)營(yíng)者。他的共享辦公室位在市中心地鐵站附近，很受自由工作者歡迎。就如同其他的共享辦公室，他的共享辦公室也提供了獨(dú)立辦公室、獨(dú)立辦公桌、共享辦公桌、會(huì)議室以及辦公室設(shè)備租用與交誼廳等服務(wù)項(xiàng)目。但是最近他覺得管理共享辦公室是一場(chǎng)惡夢(mèng)。例如，有時(shí)候一些租用會(huì)員會(huì)忘了門禁卡或密碼，他就必須發(fā)臨時(shí)卡或密碼，還要記得回收臨時(shí)卡。再來他發(fā)現(xiàn)有些租賃會(huì)員會(huì)把卡與密碼給朋友使用，這會(huì)產(chǎn)生安全問題，因?yàn)樗恢勒l進(jìn)出辦公室。另外，管理不同等級(jí)的會(huì)員也是一大難題，如會(huì)員分長(zhǎng)期租用、短期租用、獨(dú)立辦公室租用、獨(dú)立辦公桌租用以及共享辦公桌租用等。現(xiàn)有的系統(tǒng)已無法支援各種會(huì)員等級(jí)的權(quán)限以及規(guī)劃他們進(jìn)出的時(shí)間。還有24小時(shí)的出入也是一個(gè)需要克服的難題，因?yàn)樗枰陀靡粋€(gè)晚班留守的管理員。最後，如有人租借會(huì)議室，他需要充當(dāng)櫃檯服務(wù)人員，因?yàn)榭紤]到安全性，他無法預(yù)先給參加會(huì)議的人員門禁卡。
為了更經(jīng)濟(jì)有效管理他的共享辦公室，他需要一套集中與即時(shí)的門禁控制解決方案。HUNDURE門禁管理與訪客管理系統(tǒng)可解決他的問題。HUNDURE門禁系統(tǒng)能夠?yàn)椴煌燃?jí)的會(huì)員設(shè)定門禁權(quán)限。線上管理系統(tǒng)平臺(tái)提供會(huì)議室租用管理與會(huì)員註冊(cè)。利用QR Code能預(yù)先或立即產(chǎn)生的特性，即可解決大部分門禁需求。時(shí)效性的QR Code能夠在會(huì)議前預(yù)先透過Email寄給參加會(huì)議的人，並會(huì)在會(huì)議結(jié)束後失效。
專案設(shè)備需求
硬體：
- 設(shè)備要能提供可以根據(jù)會(huì)員的權(quán)限和可進(jìn)出時(shí)間表的門禁控制管理功能。
- 設(shè)備能夠讀取門禁QR Code後開門，且可24小時(shí)使用。
軟體：
- 客戶可以隨時(shí)隨地設(shè)置會(huì)員的門禁權(quán)限和時(shí)間表，以方便客戶快速進(jìn)出。
- 此軟體需要提供線上功能，客戶可以隨時(shí)註冊(cè)為會(huì)員或租用會(huì)議室。
- 該系統(tǒng)還可以事先產(chǎn)生QR Code並將其寄給客戶（即門禁卡）
系統(tǒng)建置：
功能描述
- 會(huì)員註冊(cè)： 客戶必須先透過訪客管理系統(tǒng)註冊(cè)，然後再申請(qǐng)其所需的服務(wù)和門禁時(shí)間，例如長(zhǎng)期獨(dú)立辦公室租用者或臨時(shí)公共辦公桌租用者。
- 預(yù)訂會(huì)議室：客戶可以通過該系統(tǒng)線上預(yù)訂會(huì)議室。
- 設(shè)置不同的會(huì)員權(quán)限和時(shí)間表： 管理員收到會(huì)員的申請(qǐng)和需求，然後設(shè)置權(quán)限和門禁時(shí)間。 如果他是長(zhǎng)期租用獨(dú)立辦公室的會(huì)員，則他的門禁卡（QR碼）可以進(jìn)出大門和獨(dú)立辦公室的門。 如果他是一個(gè)臨時(shí)租用會(huì)員，則他的門禁只被允許在租用時(shí)間使用來進(jìn)出大門，並且於租用時(shí)間到期後自動(dòng)失效。
- 發(fā)QR Code 門禁鑰匙：收到的新申請(qǐng)，管理員輸入會(huì)員的租用類型和時(shí)間後產(chǎn)生門禁QR Code，並將門禁QRC Code透過Email寄給會(huì)員。門禁QR Code僅在租用期內(nèi)有效。 當(dāng)會(huì)員到達(dá)共用辦公室時(shí)，他可透過PXR-Q1MWS掃描門禁QR Code後開門。
- 門禁鑰匙失效：員工無需取回門禁鑰匙，因?yàn)樵撻T禁QR Code 只能在租用期間使用。 租期結(jié)束後，它將自失效。
- 防潛回 (Anti-passback) 功能：提供了防潛回功能，該功能防止門禁卡（QR Code）刷卡進(jìn)入後如未刷卡離開，則無法再次刷卡進(jìn)共享辦公室。
- 記錄查詢： 員工可以按日期，會(huì)員編號(hào)，等級(jí)類型和姓名搜尋租用者的記錄。 搜尋結(jié)果可以輸出為excel文件。
使用效益
- 使用門禁系統(tǒng)和訪客管理系統(tǒng)後，產(chǎn)生的效益如下:
- 更具經(jīng)濟(jì)效益：該解決方案不僅可以提供24小時(shí)全天候訪問，還可以透過Email提前發(fā)送門禁QR Code。使用Web版的系統(tǒng)，管理員可以隨時(shí)隨地處理會(huì)員的即時(shí)申請(qǐng)。這些效益，讓共享辦公室經(jīng)營(yíng)者不需要雇用現(xiàn)場(chǎng)工作人員，可以節(jié)省人工成本。
- 節(jié)省卡片成本： 使用QR Code代替門禁卡，無須回收，可以節(jié)省卡片成本。
- 更方便：租用會(huì)員可將QR Code儲(chǔ)存在手機(jī)，不須擔(dān)心鑰匙遺失或被偷。
- 更安全：反潛回 (Anti-passback) 功能可免租用會(huì)員在進(jìn)入辦公室後立即將門禁卡交給另一個(gè)人使用。進(jìn)出皆需掃描QR code，所以辦公室更為安全。